Certification et dédouanement en Russie

Depuis 2012 la Russie fait parti de l’OMC et s’est engagée à appliquer toutes les dispositions avec notamment un droit de douane moyen de 7,8% pour les marchandises. La Russie est aussi membre de la l’Union économique eurasiatique, qui est une zone de libre-échange et un espace économique commun. Par ailleurs, la Russie c’est 150 millions d’habitants dont 20 millions à Moscou avec des disparités énormes. La production interne est encore assez faible, la Russie riche de ses matières premières importent beaucoup ce qui en fait un marché très attractif  pour ceux qui osent s’y frotter. L’Import-Export en Russie passe obligatoirement par deux grands principes qui sont la certification des produits et le dédouanement.

Certification de des marchandises

La certification est un système de vérification de la conformité des produits aux exigences et normes adoptées sur un territoire donné (par exemple, l’Union européenne ou l’Union douanière eurasienne) ou dans un pays (la Russie ou les États-Unis, par exemple). A la suite d’une décision positive, les marchandises peuvent être importées sur le territoire. Les documents de certification sont obligatoires pour le dédouanement des marchandises.

Les différents types de certification

Selon les biens ou les industries, il existe plusieurs principes de certification qui constitueront votre procédure:

1. Déclaration de conformité
2. Certificat de conformité
3. Enregistrement d’Etat des marchandises
4. Lettre de dispense de certification obligatoire*

Les marchandises qui n’ont jamais été officiellement livrées en Russie sont classées par les douanes russes comme des produits nouveaux et doivent être certifiés par l’État avant la livraison. Pour effectuer la livraison, le transporteur vous demandera un certificat d’enregistrement de l’État s’il ne le fait pas lui même. La durée du processus de demande de certification prend généralement entre 6 et 7 semaines.

Plusieurs produits similaires peuvent être combinés dans une procédure de certification. Ainsi, lors de l’examen des produits, il sera indiqué si la société doit demander un ou plusieurs certificats. Dans la plupart des cas, cela dépend de la composition des marchandises.

* Les produits déjà vendus officiellement en Russie n’ont pas besoin de certification car elle a déjà été faite. La Lettre de dispense est cette justification. 

Les documents à fournir pour faire certifier ses marchandises

Les informations suivantes sont requises pour démarrer une procédure de certification:

1. Recettes, spécifications, description de la marchandise avec toutes les informations techniques / ingrédients et composants du produit
2. Les certificats
3. BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) et Certificats ISO
4. Les étiquettes
5. Rapport d’échantillonnage pour les marchandises
6. Information sur le déclarant/société
7. Contact (société déclarante) ou contrat avec une société responsable légalement des plaintes des clients finaux
8. Procuration pour votre représentant
9. Échantillons

Tous les documents doivent être traduits et notariés en russe.

Prix de la certification

Étiquetage des marchandises à destination du marché russe

L’étiquette comporte les informations sur le produit que l’entreprise met sur l’emballage. En Russie, l’étiquetage est obligatoirement en russe. Les marchandises importées font l’objet d’un « sur-étiquetage ».

Celles-ci doivent contenir les informations suivantes:

a) La composition
b) Le volume
c) La durée de conservation du produit
d) Les avertissements de sécurité
e) « CCE » (« conformité eurasienne ») – pour les marchandises importées sur le territoire de la Communauté eurasienne.

Selon les règles russes en matière d’emballage et d’étiquetage, si le produit est fabriqué à un endroit et importé d’un autre, ce fait doit être indiqué sur l’étiquette.

Conformément aux règlements techniques de l’Union douanière sur les marchandises soumises à la certification obligatoire, les signes « EAC » (« Eurasian Conformity ») doivent être marqués, en plus d’autres marques, sur les marchandises et sur leur emballage avant toute importation de marchandises sur le territoire de l’Union douanière. En l’absence de ces signes sur les marchandises, les autorités douanières refusent le dédouanement et condamnent le déclarant à une amende administrative, la sanction étant de 50 000 à 300 000 roubles, avec ou sans confiscation des marchandises.

f) Le producteur
g) L’importateur

Les principales étapes de la certification

1. Collecter les documents et les informations
2. Fourniture les échantillons du produit
3. Testes dans un laboratoire agréé par l’État
4. Déposer la demande auprès des autorités compétentes

Délai pour certifier les marchandises

Après avoir fourni tous les documents nécessaires, la procédure de certification prend entre 3 et 7 semaines (pour certaines procédures d’enregistrement, elle peut aller jusqu’à 12 semaines. C’est notamment le cas pour les compléments nutritionnels).

Dédouanement des marchandises

Juridiquement, il consiste à affecter aux marchandises un régime douanier qui prend en compte leur destination (utilisation). En termes plus simples, le dédouanement à l´importation consiste, dans la plupart des cas, à acquitter les droits de douane et la TVA. Pour les produits soumis à des réglementations particulières comme les normes, les formalités sanitaires ou phytosanitaires, des contrôles peuvent être effectués sur le respect de ces réglementations.

À l´exportation, le dédouanement permet, dans la majorité des cas, d´ouvrir le droit à exonération de la TVA. De même qu´à l´importation, des contrôles peuvent être faits sur le respect de certaines réglementations, comme les biens à double usage, les biens culturels, les matériels de guerre.

Les opérations de dédouanement peuvent être effectuées par l’entreprise elle-même ou par des prestataires extérieurs (déclarant en douane).

Principales étapes lors du dédouanement en Russie

1. Demande de certificat d’enregistrement d’état comme indiqué ci-dessus
2. Définition du code du/des produit(s) et dépôt des documents aux douanes par le biais d’un courtier en douane agréé
3. Paiement des frais de douane et de la TVA
4. Arrivée des marchandises au point de douane (les étapes et les coûts peuvent être différents selon la décision de l’agent des douanes)
5. Dédouanement et livraison des marchandises au client

Informations pour le dédouanement

Les autorités douanières peuvent exiger toutes les informations nécessaires pour indiquer le code SH, le régime de déclaration et les redevances douanières applicables aux marchandises importées. Si le contenu des documents et à fortiori des produits n’est pas clair pour les douanes, cela peut entraîner des coûts supplémentaires (amendes, frais de douane, coûts de stockage, etc.) qu’une entreprise pourrait facilement éviter en s’adressant à des professionnels.

Si la société a l’intention de livrer et de vendre sur le marché russe et afin de préparer et d’organiser correctement la future procédure de certification et de dédouanement, les informations suivantes seront nécessaires:

1. Le nom exact des marchandises à importer
2. Les informations indiquant si ces marchandises ont déjà été importées en Russie auparavant, également à titre de spécimens / d’échantillons
3. La composition des produits et la description technique de la marchandise avec indication exacte du pourcentage de chaque substance / partie dans son contenu

En ce qui concerne la composition des produits, la société n’a pas besoin de fournir la formulation exacte pour remplir la déclaration en douane. Une simple description générale du produit est nécessaire.

Exemple de description:

• la liste des ingrédients de chaque ingrédient constituant le produit en pourcentage (X 68%, Y 32%)
• description du produit (poudre; obtenue à la suite de « quelques mots sur le processus de fabrication »)
• application dans / pour le type d’industrie
• livrés en sacs de 25 kg chacun
• sans teneur en éthanol

Ce type d’information peut être commercialement sensible pour une entreprise, mais quelle que soit la marche à suivre, elle sera obligée de la divulguer aux laboratoires, aux courtiers en douane, aux organismes de certification ainsi qu’aux autorités et d’être très précise à ce sujet. Sinon, cela pourrait donner lieu à des différends très désagréables avec les douanes sur le contenu réel et les utilités du produit, et même entraîner des coûts supplémentaires (amendes, frais de douane, coûts de stockage, etc.).

4. classification des marchandises
5. montant estimé des marchandises à importer au cours d’une année civile
6. liste de prix pour les marchandises
7. forme physique de la marchandise (liquide, poudre, équipement électrique, etc.)
8. Dans certains cas, compte tenu du fait qu’il est sous contrôle spécial des autorités russes, il est obligatoire d’apporter des précisions. Exemple pour la teneur en éthanol qui est controlé par «Rosalkogolregulirovanie»
9. Il est également préférable de préparer les images des étiquettes d’identification et des emballages. Ils contribueront à simplifier la communication ultérieure avec les autorités douanières russes
10. Les informations générales sur le colis et l’expédition, en expliquant comment les marchandises doivent être emballées (dans des boîtes ou des sacs, quel sera leur poids) et expédiées (par camion, par train ou par d’autres moyens).

Documents à fournir au bureau des douanes

1. Contrat de livraison
2. Facture
3. Traduction de la facture
4. Certificats
5. Informations sur l’emballage, le poids et les listes de colisage
6. Documents permettant de confirmer la valeur en douane:

• documents de transport et d’assurance, s’ils sont disponibles, en fonction des conditions de livraison
• une facture de transport ou une estimation certifiée officiellement des coûts de transport dans les cas où les coûts de transport n’étaient pas inclus dans la facture.
  Les douanes peuvent exiger d’autres documents, par exemple des ordres de paiement, des licences d’exportation, des listes de prix, etc.

Tous les documents doivent être traduits et notariés en russe.

Taxes et frais

Les principaux coûts d’importation de marchandises dans l’union douanière comprennent les éléments suivants:

Certification + Frais de douane + Taxes + Services de courtier en douane + Frais de logistique + Assurance du fret

Dans la procédure générale de dédouanement, la TVA à l’importation (20%) est applicable sur les coûts contractuels, cela signifie que lorsque la société importe des marchandises, elle paie à l’avance une TVA de 20% du prix du fret indiqué sur la facture (par exemple, si le prix du fret est de 100 $ société verse 20 $ à la douane avant l’entrée des marchandises en Russie). Plus tard, ce montant payé sera déduit de la TVA applicable aux ventes aux clients finals, c’est-à-dire une entreprise « achète » à 100 $ en France, mais vend en Russie pour 200 $, donc finalement, la société doit 40 $ de TVA (20% de 200 $) , mais puisque lors de l’importation, la société a déjà payé 20 $, elle ne doit plus que 20 $ (40 $ -20 $ = 20 $).

Les frais de douane peuvent être différents selon les produits (même 0% ou plus).

Le droit de douane découle de la valeur en douane des marchandises (valeur réelle de la cargaison + frais d’expédition et d’assurance), la TVA provient de la valeur en douane + les droits.

Quel que soit le prix convenu dans le contrat, les autorités douanières sont autorisées à re-déterminer le prix final des marchandises et à calculer les frais de douane en tenant compte du prix moyen des marchandises similaires livrées à la Russie.

Les autres coûts

Les coûts supplémentaires qui ne sont pas inclus dans les honoraires et les droits et peuvent survenir dans différentes situations:

– signature de la déclaration d’exportation avec visite du point de douane préféré (le cas échéant) – 50 EURO
– exécution de la déclaration d’exportation dans l’UE – app. 35 euros
– assurance – 0,095% des coûts de douane
– opérations de déchargement dans l’entrepôt de stockage temporaire du point de douane

Aspects particuliers de l’importation de marchandises dans l’union douanière Eurasec

La Fédération de Russie, la Biélorussie, le Kazakhstan, Kirghizie et l’Arménie sont membres de l’Union douanière (Eurasec). Ainsi, la société peut effectuer le dédouanement en Russie et fournir des marchandises au Kazakhstan ou utiliser les certificats d’enregistrement de l’état reçus en Russie pour le dédouanement en Arménie, etc.

Les produits ne peuvent pas subir de transformations/modifications. Toutes les données doivent donc correspondre – description des ingrédients, contrat, étiquettes, emballages, etc. Il n’est pas permis de livrer un produit sous un autre certificat d’enregistrement.

En cas de différence, la société doit recevoir un certificat d’enregistrement national pour les nouveaux produits.

Prix d’un représentant « clé en main »